Privacyverklaring SDP Accountants

1. Inleiding

Dit is de privacyverklaring van SDP Accountants BV. Als accountants verwerken wij in het kader van onze professionele activiteiten een aanzienlijke hoeveelheid gegevens. Een deel daarvan betreft persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”).

Deze privacyverklaring heeft tot doel u te informeren over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking beperkt zich niet noodzakelijk tot persoonsgegevens van onze cliënten, maar kan ook betrekking hebben op persoonsgegevens van derden die geen klant zijn van het kantoor, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van onze wettelijke verplichtingen of de uitvoering van onze opdrachten.

2. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijken van uw persoonsgegevens is:

SDP Accountants BV
Zetel: Woumenweg 76, 8600 Diksmuide

Ondernemingsnummer: 0472.385.347.

ITAA-erkenningsnummer:50.713.216
E-mail: info@sdp-accountants.be.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan u ons contacteren via bovenstaande contactgegevens.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

In het kader van onze professionele activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verwerken van verschillende categorieën van betrokkenen, waaronder:

• (potentiële, huidige en voormalige) cliënten van het kantoor;
• bestuurders, werknemers, vertegenwoordigers en andere hulppersonen van cliënten;
• personen die geen cliënt zijn van het kantoor, maar van wie persoonsgegevens noodzakelijk worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening aan cliënten, zoals onder meer:
  

  o klanten of leveranciers van cliënten, bijvoorbeeld natuurlijke personen vermeld op inkomende of uitgaande facturen, contracten of debiteurenlijsten;
  o schuldeisers en debiteuren van cliënten;
  

  o contactpersonen vermeld op bankuittreksels, loonfiches of fiscale fiches;
  o afzenders en ontvangers van (elektronische) facturen, onder meer via het Peppol-netwerk;

• leveranciers en zakelijke contacten van het kantoor.

Deze persoonsgegevens worden vaak onrechtstreeks verwerkt via informatie en documenten die door cliënten worden aangeleverd of via wettelijke en administratieve kanalen. Dit is eigen aan de aard van boekhoudkundige, fiscale en aanverwante dienstverlening.

4. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

a. Wettelijke verplichtingen (antiwitwas, fiscaliteit, boekhouding)

Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen, waaronder:

• de Wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme;
• fiscale, sociale en boekhoudkundige wetgeving;
• verplichtingen opgelegd door Belgische of buitenlandse overheden of gerechtelijke instanties.

Rechtsgrond: Deze verwerkingen zijn gebaseerd op een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij geen zakelijke relatie aangaan of onze opdrachten niet correct uitvoeren.

b. Uitvoering van onze dienstverlening

Wij verwerken persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze boekhoudkundige, fiscale en aanverwante opdrachten. Dit omvat ook persoonsgegevens van niet-cliënten, voor zover deze voorkomen in documenten of gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van deze opdrachten.

Rechtsgrond: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de cliënt.

c. Elektronische facturatie en Peppol

In het kader van wettelijke en contractuele verplichtingen inzake elektronische facturatie maken wij, waar van toepassing, gebruik van het Peppol-netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen.

Via dit netwerk kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van onder meer afzenders, ontvangers en contactpersonen vermeld op facturen. Deze verwerking gebeurt uitsluitend voor zover noodzakelijk en via beveiligde kanalen, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving.

d. Gerechtvaardigde belangen

In beperkte mate verwerken wij persoonsgegevens in het kader van onze gerechtvaardigde belangen, zoals:

• kantoororganisatie en dossierbeheer;
• informatieveiligheid en IT-beheer;
• archivering;
• verdediging van onze rechten en belangen.

Hierbij wordt steeds een belangenafweging gemaakt overeenkomstig de AVG.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het doel en de context kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens;
• identificatiegegevens (kopie eID of paspoort);
• ondernemings-, fiscale en boekhoudkundige gegevens;
• financiële gegevens;
• in strikt noodzakelijke gevallen: bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of vakbondslidmaatschap in het kader van personenbelasting.

Wij verwerken nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het beoogde doel.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet verkocht of commercieel gedeeld.

Zij kunnen wel worden meegedeeld aan:

• medewerkers van het kantoor;
• externe dienstverleners die optreden als verwerker (zoals software- en IT-dienstverleners), met wie passende overeenkomsten zijn gesloten;
• professionele adviseurs (bv. notarissen, bedrijfsrevisoren), voor zover noodzakelijk;
• bevoegde overheden of instanties, wanneer dit wettelijk vereist is.

Persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit uitzonderlijk toch gebeurt, worden passende waarborgen voorzien overeenkomstig de AVG.

7. Cookies en gelijkaardige technologieën

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen via cookies en gelijkaardige technologieën persoonsgegevens worden verwerkt, zoals technische en gebruiksgegevens.

Het gebruik van cookies, de doeleinden waarvoor zij worden geplaatst, de toepasselijke rechtsgronden en de wijze waarop u uw voorkeuren kan beheren, worden uitdrukkelijk geregeld in onze afzonderlijke Cookieverklaring, beschikbaar via https://sdp-accountants.be/cookie-policy-eu/.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens die wij verwerken in toepassing van de Wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, met inbegrip van identificatiegegevens en bijhorende bewijsstukken van cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn (in de regel tien (10) jaar) na het einde van de zakelijke relatie of na een occasionele verrichting.

Gedurende deze periode kunnen deze persoonsgegevens niet worden gewist, ook niet op verzoek van de betrokkene, behoudens de wettelijk voorziene uitzonderingen.

Andere persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdrachten en ter naleving van de toepasselijke boekhoudkundige, fiscale, sociale en administratieve verplichtingen.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden bewaard voor zover en zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden verwerkt, zoals onder meer:

• dossierbeheer en archivering;
• de opvolging van de dienstverlening;
• de uitoefening of verdediging van juridische vorderingen;
• aansprakelijkheids- en geschillenbeheer;
• naleving van verjarings- en bewijsregels.

Zodra deze doeleinden zijn gerealiseerd en de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken, worden de persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is.

9. Rechten van de betrokkenen en uitoefening ervan

Binnen de grenzen van de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op wissing;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op bezwaar;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U kan deze rechten uitoefenen door een gedateerd en ondertekend verzoek te richten aan SDP Accountants BV via:

• e-mail: info@sdp-accountants.be, of
• per post op het adres vermeld onder artikel 2.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen een bewijs van identiteit te verstrekken. In dat geval volstaat een kopie van de identiteitskaart, waarbij u niet-relevante gegevens (zoals pasfoto of kaartnummer) onleesbaar mag maken.

Wij beantwoorden uw verzoek binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan worden verlengd overeenkomstig de AVG indien het verzoek complex is of meerdere verzoeken omvat.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos, behoudens in geval van kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

Voor persoonsgegevens die worden verwerkt in toepassing van de antiwitwaswetgeving gelden wettelijke beperkingen op de uitoefening van deze rechten.

10. Beveiliging en klachten

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of onrechtmatige verwerking.

Indien u meent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit,

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd of aangevuld naar aanleiding van wijzigingen in de toepasselijke regelgeving, in de rechtspraak, in de richtlijnen van toezichthoudende autoriteiten, of in onze dienstverlening en verwerkingsactiviteiten.

De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds beschikbaar via onze website of kan op eenvoudig verzoek worden verkregen.